『策略規劃』依據字面上的意義可以解釋成:規劃出能夠在特定的時間內達成目標的策略。因此無論就組織或個人而言,如果能夠正確的運用這項工具 ,應該都能大幅提高成功的機率。
然而,該如何運用這項工具才是正確的呢?事實上並沒有一套放諸四海皆準的規則,能夠確保『策略規劃』必定成功。但是還是可以找出一些共通的規則來提高『策略規劃』的有效性。以下簡單的就這些原則做一探討。
首先,在實際運用『策略規劃』這項工具之前,必須先瞭解『策略規劃』的組成要素,掌握了這些要素之後,才能有效的運用『策略規劃』。基本上完整的『策略規劃』至少必須包括下列四項要素:一、具體的目標。二、清楚的現況。三、達成的時間。四、達成目標的方法(策略)。缺少上述任何一項要素,就不能算是完整的策略規劃。
其次,在掌握了『策略規劃』的四項要素之後,接著必須以正確的方式來運用及組合這四項要素,才能實際發揮『策略規劃』的功能,以下大略的對運用及組合這四項要素的方法做一說明。
在實際運用『策略規劃』時第一個步驟是設定具體的目標,也就是先要釐清究竟我們希望達到的是什麼?如果沒有明確的目標,『策略規劃』將會失去意義。然而在此要特別說明的是:目標其實只是一個階段性的指標。也就是當我們設定了真心希望前進的方向之後,在努力朝著方向前進時,必須找出階段性的指標,來幫助我們衡量前進的方向是否正確,以及前進的速度是否合理, 這個階段性的指標就是目標。因此目標的設定必須依據方向,並且儘可能的具體,才能發揮其衡量指標的功能,此外我們也不應將目標視為終點,而應該將其視為下個階段的起點,如此便能更激勵我們不斷的向前邁進,創造更大的成就。
在設定了具體的目標之後,接著應該進行第二步驟:針對現況做全面性及深入的分析。分析現況的作用在於充份掌握下列事項：
一、清楚界定出現況與目標間的真實差距。
二、瞭解現在所擁有的資源及所處的情勢。
三、對未來不確定因素,做合理的預測。
掌握上述事項,可以大大的減少不確定感及提升成功的自信,並且也為接下來的第三及第四步驟提供良好的基礎。
接著,應該進行第三步驟:設定達成目標的合理時間。乍看之下設定時間 似乎相當容易,但事實不然,因為設定時間的目的,在於製造某種程度的壓力 ,來使人積極採取行動,所以設定的時間必須合理,不能太短,以免使得目標看起來沒有達成的可能,而使人放棄努力。也不能太長,以免使人無立刻行動的動機。由此可知無論設定達成目標的時間是太短或太長,都會對整個『策略規劃』的有效性造成很大的傷害。因此從事這個步驟時務必特別的謹慎。
最後，也就是第四個步驟是:找出能夠在設定的時間內,達成目標的方法 。簡單的說法就是規劃出達成目標的策略。要將這個步驟做好,最重要的是 ,必須具體掌握因果關係的能力,所謂的「因果關係」可以解釋為:特定的因素經過一段時間之後,所造成的結果。具備了這種能力,才能清楚的意識,必 須對現況作哪些改變,就是在規劃策略時最重要的依據。因此掌握因果關係的能力愈強,就愈能規劃出有效的策略。當然,還應該考慮現有的資源,及所 處的情勢,以免規劃出無法負荷或風險太大的策略。
在實務上，除了依據這些原則之外,更重要的是,必須加以使用者對整體情況的深思熟慮,及對不可控制因素的判斷,如此才能隨時掌握『策略規劃』的進展,並在必要時,因應環境的變動來進行修正,以發揮『策略規劃』的功 能。相信在累積了足夠的經驗後,『策略規劃』這項工具,必定能夠為組織及個人,創造更多及更大的成功。
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